Stefna og viðbragðsáætlun Vinnueftirlitsins vegna eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni, ofbeldis eða annarrar ótilhlýðilegrar hegðunar

Stefna

Í öllu starfi Vinnueftirlitsins eiga starfsmenn og stjórnendur að sýna kurteisi og virðingu í samskiptum. Einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni, ofbeldi eða önnur ótilhlýðileg hegðun verður ekki umborin á vinnustaðnum og er bæði stjórnendum og starfsmönnum með öllu óheimil. 

Vinnueftirlitið skal koma í veg fyrir einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega hegðun í starfi stofnunarinnar með forvörnum og virkri viðbragsáætlun. 

Skilgreiningar:

Einelti er síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.

Kynferðisleg áreitni er hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Kynbundin áreitni er hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Ofbeldi er hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

Viðbragðsáætlun 

Fara skal eftir eftirfarandi viðbragðsáætlun í öllum þeim tilvikum þar sem grunur er um að einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni, ofbeldi eða önnur ótilhlýðileg hegðun eigi sér stað eða hafi átt sér stað á vinnustaðnum. Viðbragðsáætlun skal m.a. virkjuð:

  • verði stjórnendur varir við hegðun eða ágreining í samskiptum starfsmanna sem vekur grunsemdir um að einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni, ofbeldi eða önnur ótilhlýðileg hegðun sé til staðar á vinnustað,
  • berist stjórnendum kvörtun frá starfsmanni um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega hegðun á vinnustað, eða
  • berist ábending um að starfsmaður hafi orðið fyrir einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni, ofbeldi eða annarri ótilhlýðilegri hegðun á vinnustaðnum. 

Við mat á því hvort viðbragðsáætlun sé virkjuð skiptir ekki máli hvort annar en starfsmaður sé gerandi, t.d. viðskiptamenn. Einnig skiptir það ekki máli hvort atvikið sem um ræðir á sér stað utan vinnustaðar svo lengi sem starfsmenn eiga hlut að máli. 

Samskiptavandi á vinnustað:

Ef upp koma ágreiningsmál, samskiptaerfiðleikar eða hagsmunaárekstrar er mikilvægt að sviðstjóri/ar bregðist við með viðeigandi hætti án tafar áður en þau þróast til verri vegar. 

Viðbrögð stjórnenda:

Verði stjórnandi var við einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega hegðun eða hefur rökstuddan grun um að framangreind hegðun eigi sér stað innan stofnunarinnar ber honum að bregðast við án ástæðulausrar tafar í því skyni að koma í veg fyrir að slík hegðun endurtaki sig. Skal stjórnandi, annar en forstjóri, upplýsa forstjóra sem virkjar viðbragðsáætlun þessa. Sé forstjóri gerandi í málinu skal málið tekið upp við ráðherra.

Tilkynning starfsmanna:

Verði starfsmenn varir við einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega hegðun eða hafa rökstuddan grun um að framangreind hegðun eigi sér stað innan stofnunarinnar ber þeim að bregðast við með því að koma á framfæri kvörtun eða ábendingu til vinnuverndarfulltrúa, næsta yfirmanns, sviðsstjóra eða forstjóra stofnunarinnar. Starfsmaður skal jafnframt vera reiðubúinn að skýra mál sitt nánar.

Fái þeir aðilar sem tilgreindir eru hér að framan kvörtun eða ábendingu um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega hegðun skulu þeir þegar hafa samband við forstjóra. Sé forstjóri gerandi í málinu skal málið tekið upp við ráðherra.

Fyrstu viðbrögð:

Forstjóri Vinnueftirlitsins ber ábyrgð á rannsókn mála og skal hann þegar í stað virkja viðbragðsáætlun þessa. Taka skal allar tilkynningar alvarlega og sýna nærgætni í aðgerðum gagnvart aðilum máls.

Skal forstjóri í samráði við vinnuverndarfulltrúa, næsta yfirmann eða sviðsstjóra án ástæðulauss dráttar meta þörf þolanda fyrir bráðan stuðning og veita hann. 

Leggja skal ríka áherslu á að brugðist sé við hið fyrsta í þeim tilgangi að koma í veg fyrir að hegðunin endurtaki sig og koma þannig í veg fyrir frekari skaða. 

Kynning á stefnu og viðbragsáætlun Vinnueftirlitsins:

Stefna og viðbragðsáætlun þessi skal kynnt starfsmönnum a.m.k. einu sinni á ári á starfsmannafundi. Nýjum starfsmönnum skal kynnt þessi stefna og viðbragðsáætlun þegar við upphaf starfs. Stefnan og viðbragsáætlunin skal endurskoðuð reglulega og allar breytingar eða uppfærslur á henni kynntar og hafðar aðgengilegar öllum starfsmönnum. 

Málsmeðferð 

Forstjóri skal sjá til þess að gerð verði athugun á málsatvikum í þeim tilgangi að meta hvers eðlis umrædd kvörtun eða ábending er ásamt því að meta hvort ástæða sé til að leita til utanaðkomandi aðila, þar á meðal viðurkenndra þjónustuaðila, til aðstoðar svo leiða megi mál til lykta og tryggja hlutlausa málsmeðferð. Einnig skal virða óskir málsaðila um aðkomu utanaðkomandi aðila að málinu. Við úrvinnslu máls skal hann ráðfæra sig við öryggisnefnd Vinnueftirlitsins. 

Við meðferð máls skal sýna varfærni og nærgætni í aðgerðum með virðingu og einkahagi hlutaðeigandi starfsmanna í huga, meðal annars með því að veita ekki óviðkomandi aðilum upplýsingar um mál og tryggja að utanaðkomandi aðilar sem kunna að koma að meðferð máls geri slíkt hið sama.

Áður en málsmeðferð hefst skal forstjóri upplýsa aðila máls að mál þeirra muni verða tekið til meðferðar.

Upplýsinga aflað:

Forstjóri skal tryggja að við matið sé hlutaðeigandi starfsmönnum gefinn kostur á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri og að jafnan sé rætt við einn aðila máls í senn.

Athugun á málsatvikum skal fela í sér viðtal við ætlaðan þolanda, ætlaðan geranda, vitni eða aðra þá sem veitt geta upplýsingar sem skýra málsatvik. Skrásetja skal allar frásagnir aðila og bera þær undir viðkomandi til samþykktar. Leitað verður upplýsinga um tímasetningar og önnur gögn, s.s. tölvubréf, smáskilaboð í síma eða tölvu eða annað sem varpað getur ljósi á málavöxtu. 

Forstjóri skal sjá til þess að allt sem tengist meðferð máls sé skráð niður og halda hlutaðeigandi starfsmönnum sem og vinnuverndarfulltrúa vinnustaðarins upplýstum meðan á meðferðinni stendur. 

Ráðstafanir vegna samskipta meðan á rannsókn stendur:

Meðan athugun fer fram skal forstjóri grípa til ráðstafana sem tryggja að ætlaður þolandi og ætlaður gerandi þurfi ekki að hafa samskipti er varðar starfsemi vinnustaðarins, svo sem með breyttum verkferlum. 

Varði málsatvik aðila sem ekki er starfsmaður stofnunarinnar mun forstjóri sjá til þess í samráði við hlutaðeigandi sviðsstjóra að starfsmaður þurfi ekki að vera í samskiptum við aðilann.

Allar upplýsingar meðhöndlaðar sem trúnaðarmál:

Allar upplýsingar sem fást um málið verða meðhöndlaðar sem trúnaðarmál og verða öll gögn varðveitt á öruggum stað á ábyrgð Vinnueftirlitsins og meðhöndluð samkvæmt persónuverndarlögum. 

Forstjóri skal tryggja að óviðkomandi aðilum verði ekki veittar upplýsingar um málið og tryggja að utanaðkomandi aðilar sem kunna að koma að meðferð máls geri slíkt hið sama.

Aðgerðir í kjölfar niðurstöðu:

Þegar mál telst nægjanlega upplýst skal forstjóri taka ákvörðun, í samráði við aðra stjórnendur og öryggisnefnd vinnustaðarins, til hvaða aðgerða verði gripið í samræmi við alvarleika máls hverju sinni. 

Þegar atvik eða hegðun telst vera einelti, kynferðisleg áreitni, kynbundin áreitni, ofbeldi eða önnur ótilhýðilega hegðun verður brugðist við eftir eðli máls með því að veita geranda tiltal, áminningu, tilfærslu í starfi eða honum sagt upp störfum. 

Þolanda og geranda verður veitt viðhlítandi aðstoð.

Haldi þolandi og gerandi áfram störfum hjá stofnuninni er lögð áhersla á að breytingar verði gerðar á vinnustaðnum eins og kostur er, svo sem breytingar á vinnuskipulagi, verkferlum, staðsetningu innan starfsstöðva o.s.frv. 

Mál sem varða við almenn hegningarlög skal tilkynna til lögreglu.

Tilkynna skal hlutaðeigandi starfsmönnum sem og viðeigandi vinnuverndarfulltrúum skriflega um málalyktir. Áður en málinu er lokið skal bera skýrsluna undir ætlaðan þolanda og ætlaðan geranda.

Upplýsingar til annarra starfsmanna: 

Forstjóri skal meta hvort nauðsynlegt sé að upplýsa aðra starfsmenn um lyktir mála eða farveg þeirra, með það að markmiði að tryggja heilsusamlegt vinnuumhverfi. Gæta skal að því að persónuupplýsingar eða aðrar upplýsingar séu ekki veittar óviðkomandi aðilum. 

Eftirfylgni mála:

Forstjóri skal fela sviðsstjórum að fylgja málinu eftir í þeim tilgangi að tryggja að umrædd háttsemi endurtaki sig ekki. Láti gerandi ekki af háttsemi sinni sem leiddi til málsmeðferðar, þrátt fyrir leiðsögn eða áminningu, getur það leitt til tafarlausrar brottvikningar úr starfi. 

Forvarnaraðgerðir:

Áhættumat sálfélagslegra þátta skal ávallt endurskoðað í kjölfar þess að viðbragðsáætlun er virkjuð án tillits til hver niðurstaðan könnunarinnar var og úrbætur gerðar á grundvelli þess. Áhættumat skal endurskoðað að lágmarki einu sinni á ári og úrbætur framkvæmdar á grundvelli þess. Til forvarnaraðgerða telst einnig fræðsla ásamt mögulegum breytingum á vinnuaðstöðu, verkferlum og öðru vinnuskipulagi. 

Enn fremur skal Vinnueftirlitið óska eftir mati viðurkennds þjónustuaðila á árangri slíkra aðgerða þegar ástæða þykir til eða starfsmenn óski sérstaklega eftir því.