Fréttir

Góð ráð til stjórnenda í fjarvinnu

3.4.2020

Góð ráð til stjórnenda í fjarvinnuStjórnendur standa margir hverjir frammi fyrir nýjum veruleika nú þegar COVID-19 faraldurinn gengur yfir og þurfa að halda starfseminni sem þeir fara fyrir gangandi í gegnum fjarfundabúnað, tölvupóst, snjallforrit og síma. Umskiptin hafa orðið á afar skömmum tíma og reynir á að tileinka sér nýja tækni og annars konar samskipti.

Hér fylgja ýmis ráð til stjórnenda sem reiða sig á fjarvinnu starfsmanna.

Stuðlað að góðri virkni

Vertu með daglega stöðufundi. Best er að byrja og enda daginn á samskiptum við starfsfólkið/teymið. Ef hægt er að koma því við ætti að byrja á morgunfundi þar sem dagurinn er lagður upp og enda á fundi þar sem farið er yfir hverju teymið eða hver starfsmaður áorkaði, hvað stóð út af og hvað sé fram undan.

Gott er að setja skýr markmið fyrir daginn/vikuna og hverju hann/hún á að skila. Þá er gott að taka stöðuna hjá hverjum teymismeðlimi fyrir sig.

Dæmi um spurningar sem gott er að spyrja er: Hvernig gengur, hvað er hver og einn að gera, hvenær áformar viðkomandi að vinna og/eða ljúka verkefninu, hvern vantar hjálp, hver getur aðstoðað o.s.frv.

Upplýstu um stöðu verkefna og hjálpaðu starfsfólki að forgangsraða.

Stjórnandi getur þurft að búa til eitt eða fleiri teymi allt eftir eðli starfseminnar.

Gerðu teymissamkomulag með hverju teymi fyrir sig: Hvenær ætti að halda fundi, hve oft og hve lengi. Hvað á að ræða, hver er tilgangur fundanna, hvernig geta þátttakendur stutt hverja aðra í starfi og hvernig má koma í veg fyrir misskilning og ósamstöðu svo dæmi séu nefnd.

Varðandi misskilning er gott að hafa í huga að það er margt sem tapast þegar samskiptin verða að mestu skrifleg og fólk á erfiðara með að lesa í líkamstjáningu. Reglulegir fjarfundir og myndasímtöl geta bætt úr því. Þá er mikilvægt að hvetja til þess að fólk beri upp spurningar um leið og þær vakna en þannig er oft hægt að koma í veg fyrir og leiðrétta ýmis konar misskilning.

Vertu til staðar fyrir starfsfólkið. Bjóddu upp á einstaklingssamtöl til að ræða verkefni hvers og eins en jafnframt aðstöðu og líðan.

Sýndu skilning á mismunandi aðstæðum starfsfólks. Hlúðu sérstaklega að þeim sem gætu verið einangraðir og einmana og þeim sem þurfa að sinna börnum samhliða heimavinnu.

Vertu leiðtogi og hafðu jákvæð áhrif á aðra.

Hafðu mannlega þáttinn í huga og ræddu líka við fólk um lífið og tilveruna.

Góð fundarstjórn

Ekki fylla daginn með fundum. Óhófleg fundahöld trufla vinnufrið þinn og annarra.

Hafðu þá fundi sem þú stýrir eins hnitmiðaða og stutta og kostur er.

Gott er að fundirnir hafi skýr markmið og tilgang.

Á formlegum fundum er best að vinna eftir fyrir fram útgefinni dagskrá.

Ágætt er að gera hana sýnilega fundarmeðlimum svo þeir séu meðvitaðir um framvindu fundarins.

Gott er að venja sig á að taka saman ákvarðanir fundarins og niðurstöður í lokin.

Deilið fundartímanum á milli fundarmanna

Á fjarfundum þarft þú sem stjórnandi að passa að allir taki þátt og fái tækifæri til að tjá sig, bera fram spurningar, ræða verkefni og deila hugmyndum. Þannig eru mestar líkur á að vinna hópsins verði skilvirk.

Þegar mikilvægt er að allir komi með innlegg eða viðri skoðun sína getur verið gott að varpa fram spurningu, fara hringinn og biðja alla um að svara.

Í sumum tilfellum getur sú staða komið upp að fundarmenn tali hver í kapp við annan. Þá er gott að koma upp kerfi. Biðja fólk sem vill orðið að rétta upp hönd eða skrifa nafnið sitt í sameiginlega spjallrás sem gefur til kynna að það vilji taka til máls.

Ljúkið fundum faglega

Ekki fara langt yfir tímamörk.

Ekki gleyma þér þannig að þú þurfir að ljúka fundinum í flýti.

Reyndu að verja að minnsta kosti fimm mínútur í að ljúka fundi.

Farðu hringinn og gefðu fólki tækifæri á að segja sína skoðun á því sem verið var að ræða.

Fáðu jafnvel stutt svör við spurningum eins og: Hvað tekur þú með þér af fundinum? Hvað ætlar þú að gera þegar fundinum lýkur? Hvaða spurningar vöknuðu?

Til að mynda samhljóm um efni og niðurstöðu fundarins er að lokum gott að fara yfir þau verkefni sem voru skilgreind, þær ákvarðanir sem voru teknar og það sem var samþykkt. Loks að þakka fyrir þátttöku á fundinum.

Heimildir: